Office 365 Part#2- Penggunaan Microsoft Outlook dan OneDrive

Pengantar Microsoft Outlook dan OneDrive

Penggunaan Microsoft Outlook dan OneDrive merupakan sebuah layanan berbasis cloud. Microsoft Office 365 dengan berbagai inovasi terbaru dari aplikasi Office 365 tentunya memiliki kelebihan dari banyak fitur yang dapat dirasakan oleh pengguna Office 365. Untuk pengguna ini tentunya sangat berguna, dimana mempermudah pekerjaan dalam mengakses dan mengelola informasi maupun menyimpan secara maya. Salah satu aplikasi Office 365 yang disertakan dengan berkinerja lebih mudah, aman, sederhana, dan produktif dibandingkan dengan keluaran sebelumnya, seperti Word, Excel, PowerPoint, dan Database Access juga disertakan Microsoft Outlook dan Publisher OneDrive. Aplikasi ini tidak perlu diinstall dan kedua aplikasi ini berfungsi untuk mengelola informasi dan menyimpan informasi. Kedua produk tersebut adalah Service cloud OneDrive – 1 TB Cloud Storage dan Microsoft Outlook (Email Hosting 50 GB).

Fitur dari Microsoft Outlook ini memiliki fungsi untuk melampirkan file yang terdapat di dalam OneDrive, OneDrive for Business, atau Sharepoint. File ini akan disimpan dalam bentuk .doc, atau disimpan dalam bentuk link Sharepoint.

Baca juga: Panduan Penggunaan Microsoft Office 365

Penggunaan Microsoft Outlook

Aplikasi Outlook atau Microsoft Outlook merupakan sebuah aplikasi personal information manager yang berfungsi mengelola pesan (message) pada surat elektronik, seperti untuk mengirim dan membaca surat elektronik, aplikasi ini juga dilengkapi dengan beberapa fungsi, seperti mengelola pesan masuk(Inbox), pesan terkirim(sent items), menyiapkan konsep (drafts) dan dapat juga menambahkan atau menyimpan email melalui Add favorite. Aplikasi Outlook biasanya banyak digunakan para professional karena kemudahan proses kolaborasi dengan tools yang lain, sehingga sangat mudah untuk dioperasikan seperti pada produk Microsoft versi sebelumnya. Disamping itu penggunaan email berkapasitas besar, keunggulan lainnya memiliki email kelas bisnis yang memberi setiap pengguna Office 365 dengan kapasitas maksimum 50 GB sampai 100 GB untuk pengelolaan email.

sumber:https://www.microsoft.com/en-ph/education/products/office

Untuk menggaktifkan Microsoft Outlook, pilih Outlook seperti gambar diatas dapat melalui desktop atau melalui start windows, selanjutnya cari organisasi huruf O kemudian pilih Outlook (langkah ini dilakukan tidak melalui Office). Tampil Microsoft Outlook, sbb:

seperti pada tampilan gambar di atas, aplikasi Microsoft Outlook terdiri dari tiga layanan masing-masing; Favorites, Foldres, dan Groups.

Layanan Favorites

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, fungsi utama layanan Favorites adalah untuk mengelola pesan masuk(Inbox), pesan terkirim(Sent Items), menyiapkan konsep (Drafts) dan juga dapat menambahkan atau menyimpan email-email yang terpilih melalui Add favorite.

Memulai Menggunakan Layanan Outlook

Untuk memulai menggunakan layanan Outlook, langkah kerjanya, sbb:

»Langkah pertama, pilih gambar amplop pada pojok kiri atas pada halaman awal Outlook, atau tekan New Message (pesan baru), seperti gambar berikut ini.

»Pada langkah kedua, mengisi alamat email tujuan (To) kemudian bila ada alamat tembusan(Cc) diisikan selanjutnya buat atau ketikkan pesannya dengan memilih Add a subject, setiap teks yang diketik akan tersimpan secara automatis, sbb:

»Pada langkah ketiga setelah mengetik pesan (surat elektronik dibuat), selanjutnya untuk mengirim pesan gunakan perintah (Send). Perlu diketahui ketika membuat atau mengetik pesan elektronik dapat menggunakan jenis dan ukuran huruf atau yang lainnya seperti pada fasilitas di Microsoft Word yang biasa digunakan.

Contoh pengisian:

»Membaca pesan yang masuk:

Layanan Folders

Pada layanan folder, pengguna dapat membuat folder baru untuk menyimpan file-file dan sifatnya dapat secara public atau private, juga dapat di sharing dengan sifat public atau private demikian juga folder dan file oleh pengguna dapat diberikan hak akses melalui Permissions.

Layanan Groups

Pada Layanan Groups pengguna memungkinkan dapat berkolaborasi dengan group atau kelompok yang sudah dibuat sebelumnya. Untuk membuat Group atau Kelompok untuk berbagi pesan, dokumen, serta gambar pada seluruh anggota langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Langkah kerja membuat kelompok (group)

Penggunaan Microsoft OneDrive

Penggunaan OneDrive berfungsi untuk mengintegrasikan semua aktifitas ke semua file-file Office 365, sehingga dapat berbagi dengan aman. Fungsi yang lainnya dapat membaut folder untuk menyimpan dokumen secara bersama atau saling berbagi, dokumen masih dapat diubah secara offline hasil perubahan dokumen akan secara otomatis dapat diunggah pada saat jaringan di aktifkan atau koneksi internet aktif. Kapasitas OneDrive dapat menyimpan data berbasis cloud hingga 1 TB. OneDrive memiliki mobilitas sangat tinggi serta kontrol keamanan yang baik untuk menunjang pekerjaan, seperti mendeteksi Personal Vault dan Ransomware.

Mengaktifkan Layanan OneDrive

Untuk mengaktifkan OneDrive ketik pada url www.office.com, selanjutnya gunakan akun pribadi untuk login sebagai pengguna. Tampilan layar office 365, sbb:

selanjutnya klik menu untuk menampilkan beberapa aplikasi, seperti pada layar berikut ini.

Klik OneDrive pada gambar di atas untuk mengaktifkan layanan OneDrive, sbb:

Menggunakan Layanan OneDrive

Untuk menggunakan layanan OneDrive mulai dari menu + New, selanjutnya akan tampil tiga bagian layanan antara lain; membuat Folder, membuat Document dapat menggunakan aplikasi word, excel, dll. Serta layanan yang ketiga berfungsi untuk membuat link.

Membuat Folder

Untuk membuat folder di OneDrive klik + New, selanjutnya klik Folder seperti gambar di bawah ini, sbb:

selanjutnya akan tampil dialog box kemudian isi nama foldernya, misalkan Excel-365, untuk membuat klik tab Create, sbb:

dan akan terbentuk satu folder, sbb:

Membuat Dokumen

Untuk membuat dokumen klik 2x nama folder agar aktif, selanjutnya klik + New, kemudian nama aplikasinya misalkan klik Excel workbook seperti gambar di bawah ini, sbb:

kemudian dibuat / diketik misalkan, sbb:

selanjutnya untuk menyimpan dokumen klik Saved, pada File Name isi dengan Latihan1 dan pastikan lokasi penyimpanan file/dokumen pada folder yang sudah disiapkan, sbb:

dan hasilnya di OneDrive, sbb:

Materi Selanjutnya

Penutup

Sekian pembahasan penggunaan Office 365 khususnya layanan pembuatan folder dan dokumen sedangkan untuk pembuatan link biasanya akan digunakan jika folder dan dokumen akan dibagikan kepada pengguna yang telah terdaftar pada groups. Materi selanjutnya akan akan dibahas penggunaan Microsoft Excel 365 untuk olah angka. Sekian semoga bermanfaat. Salam🙏