Excel 365 Part#3 – Cara Penggunaan Fungsi-fungsi Bawaan di Excel

Pengantar

Selamat pagi sahabat geriatama, artikel tutorial ini merupakan kelanjutan dari tutorial sebelumnya. Microsoft Excel merupakan perangkat lunak yang kaya akan fungsi-fungsi (fanction) dalam mengolah data angka dan sangat mudah untuk digunakan seperti kalkulator dalam olah angka. Perangkat lunak Excel memiliki beberapa operasi aritmatika dari yang sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian antar sel juga dapat dipergunakan untuk menyususn dan mengurutkan (sort) dari nilai terkecil ke terbesar atau sebalikanya, juga dapat digunakan untuk menghitung rata-rata, pencarian data pada sel, dan masih banyak yang lainnya.

Fungsi-fungsi Bawaan di Excel

Cara Penggunaan Fungsi-fungsi Bawaan di Excel merupakan inti dari belajar olah angka dengan Microsoft Excel 365 atau versi-versi sebelumnya. Pada pembahasan fungsi-fungsi bawaan akan digunakan contoh-contoh latihan agar lebih mudah dipahami serta akan selalu ditambahkan dengan perintah-perintah yang belum dibahas pada pembahasan sebelumnya. Sesuai dengan contoh yang akan di bahas, beberapa fungsi bawaan excel yang paling sering digunakan adalah sebagai berikut:

Beberapa Fungsi Excel

AVERAGE, merupakan sebuah fungsi untuk mencari nilai rata-rata mulai dari posisi sel sampai dengan akhir SEL yang terpilih.

Sintaks: =AVERAGE(number1; [number2]; ...)

SUM, merupakan sebuah fungsi untuk menjumlahkan mulai dari posisi SEL yang dipilih sampai dengan akhir SEL yang terpilih.

Sintaks: =SUM(number1; [number2]; ...)

MAX, merupakan sebuah fungsi untuk mencari nilai tertinggi dari posisi SEL yang dipilih sampai dengan akhir SEL yang terpilih.

Sintaks: =MAX(number1; [number2]; ...)

MIN, merupakan sebuah fungsi untuk mencari nilai terendah dari posisi SEL yang dipilih sampai dengan akhir SEL yang terpilih.

Sintaks: =MIN(number1; [number2]; ...)

COUNT, merupakan sebuah fungsi untuk menghitung jumlah record bertipe numeric dari akhir SEL yang terpilih.

Sintaks: =COUNT(value1; [value2]; ...)

COUNTA, merupakan sebuah fungsi untuk menghitung jumlah record bertipe string/teks dari akhir SEL yang terpilih.

Sintaks: =COUNTA(value1; [value2]; ...)

IF, merupakan sebuah fungsi untuk mengevaluasi dua nilai atau lebih yang memenuhi syarat(TRUE) dan tidak memenuhi syarat(FALSE) atau lebih bertipe numeric dari SEL yang dipilih.

Sintaks: =IF(logical_test;[value_if_true];[value_if_false])

HLOOKUP dan VLOOKUP, merupakan sebuah fungsi untuk mengevaluasi sebuah nilai dengan tabel rujukan, dimana fungsi HLookup berdasarkan BARIS (row) sedangkan fungsi VLookup berdasarkan KOLOM (col).

Sintaks:

=(HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;[range_lookup])
=(VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;[range_lookup])

Mengelola TEXT atau STRING

LEFT, berfungsi untuk mengambil string dari KIRI, sejumlah N, dimana N= 1,2,3,...

Sintaks: =LEFT(text;num_chars).

RIGHT, berfungsi untuk mengambil string dari KANAN, sejumlah N, dimana N= 1,2,3,...

Sintaks: =RIGHT(text;num_chars).

MID, berfungsi untuk mengambil string dari posisi X, sejumlah N, dimana X&N= 1,2,3,...

Sintaks: =MID(text;start_num; num_chars).

Catatan: simbol titik koma (;) dapat saja koma (,) tergantung format di komputer.

Baca juga: Fungsi-fungsi bawaan di Database MySQL

Untuk lebih memahami perintah-perintah fungsi di atas, mari mulai dengan contoh-contoh berikut ini:

LATIHAN1: Diberikan lembar kerja seperti di bawah ini, sbb:

Pada lembar kerja di atas pada KOLOM yang menjadi INPUT, adalah:

No, berfungsi untuk mencatat no urut dari mahasiswa yang mengambil mata kuliah tersebut.
Nama, merupakan nama lengkap dari mahasiswa yang mengambil mata kuliah tersebut.
Nilai UTS Semester, merupakan daftar dari mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa tersebut.
Ketentuan untuk mendapatkan "Lulus dan Belum Lulus" serta huruf mutu(indeks).

Sedangkan yang menjadi PROSES pada KOLOM di atas, adalah:

Rata-rata, untuk menghitung nilai rata-rata pada mata kuliah tersebut.
Status Lulus, untuk mencari yang statusnya "Lulus" dan "Tidak Lulus" berdasarkan ketentuan yang sudah ditetapkan.
Indeks, untuk mencari huruf mutu berdasarkan ketentuan yang sudah ditetapkan.

OUTPUT atau HASIL merupakan lembar kerja yang sudah selesai dan siap untuk dicetak.

Langkah kerjanya, sbb:

Aktifkan aplikasi excel, selanjutnya pembahasan poin 1 s.d. poin 5, sbb:

1. Menggabungkan beberapa SEL menjadi satu SEL seperti tampilan pada judul, caranya:

Ketik judul pada SEL A1, selanjutnya
Blok atau range dari SEL A1 s.d. M1, kemudian klik icon Merge& Center untuk menggabungkan SEL. Demikian juga dengan baris kedua, seperti gambar berikut.

2. Untuk membuat judul kolom pada No., Nama, NILAI UJIAN TENGAH SEMESTER, Rata-rata, Status Lulus, Indeks caranya sama dengan membuat judul di baris 1 dan 2, selanjutnya lengkapi pengetikan data dari baris 7 s.d. baris 16 dan gunakan perintah All Borders untuk membuat garis dan juga tabel ketentuanya.

3. Membuat Rumus untuk Rata-rata, Status Lulus, dan Indeks

Rata-rata, klik SEL H7, kemudian ketik = (sama dengan), selanjutnya ketik av dan pilih Average kemudia tekan tombol TAB dan akan muncul sebuah tooltips sintaks di bawah =AVERAGE( , =AVERAGE(number1; [number2]; ...),klik C7 selanjutnya tekan tombol Shift klik G7. Rumus lengkapnya, sbb: =AVERAGE(C7:G7). Selanjutnya drag kebawah (copy).
.Status Lulus, klik SEL I7, kemudian ketik = (sama dengan), selanjutnya ketik I dan pilih IF kemudia tekan tombol TAB dan akan muncul sebuah tooltips sintaks di bawah, dan rumusnya adalah =IF((H7>=60;"Lulus";"Belum Lulus").
.Indeks, klik SEL J7, kemudian ketik = (sama dengan), selanjutnya ketik I dan pilih IF kemudia tekan tombol TAB dan akan muncul sebuah tooltips sintaks di bawah, dan rumusnya adalah =IF(H7>=82;"A";IF(H7>=72;"B";IF(H7>=60; "C";IF(H7>=55;"D";"E")))).

Catatan: perhatikan pengetikan operator titik koma (;) atau koma (,) karena setiap komputer biasanya berbeda-beda.

4. Membuat Rumus untuk COUNT, SUM, MAX, MIN, COUNTA

Menghitung jumlah record: klik SEL H19, kemudian ketik = selanjutnya ketik COU dan pilih COUNT kemudia tekan tombol TAB, ketik =COUNT(H7:H16).
Menghitung jumlah: klik SEL H20, kemudian ketik = selanjutnya ketik SU dan pilih SUM kemudia tekan tombol TAB, ketik =SUM(H7:H16).
Mencari nilai tertinggi: klik SEL H21, kemudian ketik = selanjutnya ketik MA dan pilih MAX kemudia tekan tombol TAB, ketik =MAX(H7:H16).
Mencari nilai terendah: klik SEL H22, kemudian ketik = selanjutnya ketik MI dan pilih MIN kemudia tekan tombol TAB, ketik =MIN(H7:H16).
Menghitung jumlah record: klik SEL H23, kemudian ketik = selanjutnya ketik COU dan pilih COUNTA kemudia tekan tombol TAB,ketik =COUNTA(I7:I16).

5. Mengubah Sheet1 menjadi Latihan1 dan Sheet2 menjadi Latihan2

LATIHAN2: Pada latihan ke-2 ini menggunakan Latihan1 untuk pembahasan fungsi HLOOKUP() dan VLOOKUP(). Caranya salin atau copy isi Latihan1 ke Sheet2 seperti lembar kerja di bawah ini:

Langkah Penyelesaian untuk membuat Rumus Rata-rata, Status Lulus, dan Indeks

Rata-rata, untuk membuat rumus rata-rata sama dengan Latihan1 dan selanjutnya drag kebawah (copy).
.Status Lulus, klik SEL I7, kemudian ketik = (sama dengan), selanjutnya ketik HL dan pilih HLOOKUP kemudian tekan tombol TAB dan akan muncul sebuah tooltips sintaks di bawah, dan rumusnya adalah =HLOOKUP(H7;$L$15:$M$16;2;TRUE).
.Indeks, klik SEL J7, kemudian ketik = (sama dengan), selanjutnya ketik VL dan pilih VLOOKUP kemudian tekan tombol TAB dan akan muncul sebuah tooltips sintaks di bawah, dan rumusnya adalah =VLOOKUP(H7;$L$8:$M$12;2;TRUE).

LATIHAN3: Contoh lembar kerja pengelolaan data string atau text, sebelumnya tambahkan Sheet3 kemudian ubah menjadi Latihan3:

Langkah Penyelesaian membuat Rumus untuk Fungsi LEFT(), RIGHT(), dan MID(), sebagai berikut:

Left, klik SEL C6, kemudian ketik = (sama dengan), selanjutnya ketik LE dan pilih LEFT kemudian tekan tombol TAB dan akan muncul sebuah tooltips sintaks di bawah, klik B6, ketik titik koma (;) dan ketik 5 dan kurung tutup rumus lengkapnya adalah =LEFT(B6;5).
Right, klik SEL D7, kemudian ketik = (sama dengan), selanjutnya ketik RI dan pilih RIGHT kemudian tekan tombol TAB dan akan muncul sebuah tooltips sintaks di bawah, klik B6, ketik titik koma (;) dan ketik 4 dan kurung tutup rumus lengkapnya adalah =RIGHT(B6;4).
Mid, klik SEL E8, kemudian ketik = (sama dengan), selanjutnya ketik MI dan pilih MID kemudian tekan tombol TAB dan akan muncul sebuah tooltips sintaks di bawah, klik B6, ketik titik koma (;) dan ketik 11 kemudian, ketik titik koma (;) ketik 4 dan kurung tutup rumus lengkapnya adalah =MID(B6;11;4).
Untuk no. 2 dan 3 silahkan dicoba sendiri dengan cara yang sama.

Materi Selanjutnya

Penutup

Sahabat geriatama, pada latihan-latihan di atas hanya sebagian kecil dari kasus di excel tapi banyak digunakan, diharapkan sahabat semua dapat mengembangkan dengan kombinasi-kombinasi rumus di atas. Sekian semoga bermanfaat 🙏.